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Botschafterkreis Hintergrundbild

Gebotstools

Wie funktioniert das Ganze? Hier ist eine Aufschlüsselung eines typischen Konferenz-Gebotsverfahrens.

Gebotsprozess

  1. Ausschreibung / nächstes „offenes Jahr“ kommuniziert
  2. Interesse von Vereinsmitgliedern oder Städten
  3. Bieterqualifizierung (Bewertung Bieter/Stadt)
  4. Gebotshandbuch/Richtlinien/Regeln werden den Bieterstädten zur Verfügung gestellt
  5. Gebot erstellt
  6. Gebot abgegeben
  7. Inspektionen vor Ort
  8. Bewertungen und Shortlists bekannt gegeben
  9. Detaillierte Standortbegehungen und Verhandlungen
  10. Überarbeitete Gebote abgegeben
  11. Formelle Angebotspräsentationen
  12. Finale Shortlist und letzte Verhandlungen
  13. Entscheidung getroffen und bekannt gegeben
  14. Feedback zu verlorenen Städten
  15. Vertrag oder Einverständniserklärung unterschreiben

Möchten Sie ein potenzielles Angebot oder eine mögliche Vereinigung besprechen, an der Sie beteiligt sind? Kontakt Tara Müller um mehr zu erfahren.

So verwenden Sie ein CVB für die Gebotsunterstützung
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, eine Konferenz zu leiten oder eine Bewerbung zu unterstützen? Oder sind Sie vielleicht bereits an der Organisation eines zukünftigen Treffens in Washington, DC beteiligt? Destination DC ist hier, um Ihnen als KOSTENLOSE Ressource zu helfen! 

Was ist ein CVB?
Ein Kongress- und Besucherbüro (CVB) ist eine gemeinnützige Organisation, die mit der Vertretung eines bestimmten Reiseziels beauftragt ist und in der Regel durch Hotelbelegungssteuern finanziert wird. CVBs erleichtern Konferenz- und Tagungsplanern den Zugang zu einer breiten Palette von Dienstleistungen an ihren Zielorten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Überprüfung der Verfügbarkeit von Hotels und Tagungsräumen, Organisation von Standortbesichtigungen und Verbindung von Planern mit erfahrenen lokalen Dienstleistern.

Was ist der Vorteil der Verwendung eines CVB?
CVBs helfen Planern, Zeit und Geld mit mehreren Diensten für die Planung von Meetings zu sparen. CVBs beschäftigen Vertriebsprofis, die als Destinationsexperten fungieren und Planer zu geeigneten Hotels, Tagungs- und Kongresseinrichtungen und anderen einzigartigen Tagungsstandorten innerhalb der Destination beraten. Im Auftrag der Planer recherchiert der CVB-Ansprechpartner kostenlos Preis und Verfügbarkeit von Gästezimmern und Tagungsräumen für den jeweiligen Termin bzw. Zeitraum. Neben Standortauswahldiensten können CVBs auch Standortbegehungen, lokale Geschäftsempfehlungen, Werbebroschüren, Registrierungspersonal, Wohnungsdienstleistungen und Anwesenheitswerbung anbieten. 

Unser Convention Sales and Services Team bietet maßgeschneiderte Unterstützung für Meetings jeder Größe.
Finden Sie eine Stadt, die als Partner dient, nicht nur als Ansprechpartner. Wenn Sie eine Veranstaltung in Washington, DC buchen, ist Destination DC bei jedem Schritt dabei. 

Was Destination DC bietet:

  • Verbindungen zu mehr als 1,000 Destination DC-Mitgliedern und Hilfe bei der Identifizierung der besten Partner für Ihre Anforderungen
  • Beratung bei der Beschaffung und Auswahl eines Hotels oder Veranstaltungsortes für alle Anforderungen und Budgets
  • Bereitstellung wichtiger Zielinformationen und Erkenntnisse, um eine fundierte Entscheidung zu treffen
  • Gemeinsame Nutzung von Marketingressourcen für die Präsentation des Reiseziels
  • Vermittlung von Kontakten zu anderen Veranstaltern mit erfolgreicher Veranstaltungserfahrung

Gebotsunterstützung
Sie haben den Zugang und die Fachkenntnisse. Wir haben die Marktkenntnis und Angebotserfahrung. Gemeinsam können wir ein leistungsstarkes Programm erstellen, um wichtige Tagungen und Kongresse für Washington, DC zu identifizieren, zu verfolgen und zu gewinnen. Unsere Angebotsunterstützung umfasst Folgendes:

  • Überprüfung und Beratung zu Gebotsrichtlinien und -strategie
  • Einholen von Geschichte oder Erkenntnissen aus früheren Austragungsstädten
  • Sourcing Locations und Hotels, die den Anforderungen am besten entsprechen
  • Erstellung benutzerdefinierter Bid Books, Präsentationen und anderer unterstützender Materialien, die Washington, DC als attraktives Reiseziel positionieren
  • Erhalt von Unterstützungsschreiben
  • Vorstellung von Lieferanten oder einem professionellen Kongressorganisator (PCO) zur Unterstützung bei der Erstellung von Budgets, Schätzungen und Fundraising-Quellen, die für Angebote erforderlich sind
  • Verbesserung eines Angebots-Pitch mit Destinationsmarketingmaterialien und in einigen Fällen Vor-Ort-Support