¿Cómo funciona todo? A continuación, se muestra un desglose de un proceso típico de licitación de una conferencia.
Proceso de licitación
- Comunicado de la convocatoria de propuestas / próximo "año abierto"
- Interés expresado por miembros de asociaciones o ciudades
- Licitante calificado (evaluación de licitante / ciudad)
- El manual, las pautas y las reglas de licitación están disponibles para las ciudades licitadoras.
- Oferta creada
- Oferta enviada
- Inspecciones del sitio
- Se anuncian evaluaciones y listas cortas
- Inspecciones y negociaciones detalladas del sitio
- Ofertas revisadas enviadas
- Presentaciones formales de ofertas
- Lista corta final y negociaciones finales
- Decisión tomada y anunciada
- Retroalimentación a las ciudades perdedoras
- Firmar contrato o carta de acuerdo
¿Quiere hablar sobre una posible oferta o asociación en la que está involucrado? Contacto tara molinero para obtener más información.
Cómo utilizar un CVB para soporte de ofertas
¿Alguna vez ha considerado presidir o apoyar una candidatura para organizar una conferencia? ¿O quizás ya está involucrado en la organización de una futura reunión en Washington, DC? ¡Destination DC está aquí para ayudarlo como un recurso GRATIS!
¿Qué es un CVB?
Una Oficina de Convenciones y Visitantes (OVC) es una organización sin fines de lucro encargada de representar un destino específico y generalmente financiada por los impuestos de ocupación del hotel. Los CVB facilitan el acceso de los planificadores de conferencias y reuniones a una amplia gama de servicios dentro de sus destinos, que incluyen, entre otros: verificar la disponibilidad del hotel y el espacio para reuniones, organizar inspecciones del sitio y conectar a los planificadores con proveedores de servicios locales expertos.
¿Cuál es la ventaja de utilizar un CVB?
Los CVB ayudan a los planificadores a ahorrar tiempo y dinero con varios servicios de planificación de reuniones. Los CVB emplean profesionales de ventas que actúan como expertos en destinos y asesoran a los planificadores sobre los hoteles adecuados, las instalaciones para reuniones y convenciones y otros lugares únicos para reuniones dentro del destino. En nombre de las necesidades de los planificadores, el contacto de CVB investiga el precio y la disponibilidad de las habitaciones y el espacio para reuniones para las fechas específicas o para un rango de fechas sin cargo. Además de los servicios de selección de sitios, los CVB también pueden proporcionar inspecciones de sitios, referencias comerciales locales, folletos promocionales, personal de registro, servicios de vivienda y promociones de asistencia.
Nuestro equipo de ventas y servicios para convenciones brinda asistencia personalizada para reuniones de todos los tamaños.
Encuentre una ciudad que sirva de socio, no solo de contacto. Cuando reserva un evento en Washington, DC, Destination DC está aquí en cada paso del camino.
Qué ofrece Destination DC:
- Conexiones con más de 1,000 miembros de Destination DC y ayuda a identificar los mejores socios para satisfacer sus necesidades
- Orientación en la búsqueda y selección de un hotel o lugar para todos los requisitos y presupuestos.
- Proporcionar información y conocimientos clave sobre el destino para tomar una decisión informada.
- Compartir recursos de marketing para promocionar el destino
- Poniéndote en contacto con otros organizadores que han tenido una experiencia exitosa en la organización de eventos.
Soporte de oferta
Tiene el acceso y la experiencia de campo. Tenemos el conocimiento del mercado y la experiencia en licitaciones. Juntos, podemos crear un programa poderoso para identificar, perseguir y ganar reuniones y convenciones importantes para Washington, DC. Nuestro apoyo a la oferta incluye lo siguiente:
- Revisión y consultoría sobre las directrices y la estrategia de licitación.
- Obtener historia o conocimientos de ciudades anfitrionas anteriores
- Búsqueda de lugares y hoteles que mejor se adapten a las necesidades
- Preparar libros de ofertas personalizados, presentaciones y otros materiales de apoyo que posicionen a Washington, DC como una opción de destino atractiva.
- Obtener cartas de apoyo
- Presentar proveedores o un organizador profesional de congresos (PCO) para ayudar con la preparación de presupuestos, estimaciones y fuentes de recaudación de fondos según sea necesario para las ofertas.
- Mejorar una presentación de oferta con materiales de marketing de destino y soporte en el sitio en algunos casos