Comment ça fonctionne? Voici une ventilation d'un processus d'appel d'offres de conférence typique.
Processus d'appel d'offres
- Appel à propositions / prochaine « année ouverte » communiqué
- Intérêt exprimé soit par les membres de l'association soit par les villes
- Qualification du soumissionnaire (évaluation du soumissionnaire/de la ville)
- Le manuel/les lignes directrices/les règles d'appel d'offres sont mis à la disposition des villes soumissionnaires
- Enchère créée
- Offre soumise
- Inspections de site
- Évaluations et listes restreintes annoncées
- Inspections détaillées du site et négociations
- Offres révisées soumises
- Présentations formelles des offres
- Liste restreinte finale et négociations finales
- Décision prise et annoncée
- Retour sur les villes perdues
- Signer le contrat ou la lettre d'entente
Vous voulez discuter d'une offre ou d'une association potentielle dans laquelle vous êtes impliqué ? Contacter Tara Miller pour en savoir plus.
Comment utiliser un CVB pour la prise en charge des offres
Avez-vous déjà envisagé de présider ou de soutenir une candidature pour accueillir une conférence ? Ou peut-être êtes-vous déjà impliqué dans l'organisation d'une future réunion à Washington, DC ? Destination DC est là pour vous aider en tant que ressource GRATUITE !
Qu'est-ce qu'un CVB ?
Un bureau des congrès et du tourisme (CVB) est une organisation à but non lucratif chargée de représenter une destination spécifique et généralement financée par les taxes d'occupation des hôtels. Les CVB facilitent l'accès des organisateurs de conférences et de réunions à une large gamme de services au sein de leurs destinations, y compris, mais sans s'y limiter : la vérification de la disponibilité des hôtels et des espaces de réunion, l'organisation d'inspections de sites et la mise en relation des organisateurs avec des fournisseurs de services locaux experts.
Quel est l'avantage d'utiliser un CVB?
Les CVB aident les planificateurs à économiser du temps et de l'argent grâce à plusieurs services de planification de réunions. Les CVB emploient des professionnels de la vente qui servent d'experts en destination et conseillent les planificateurs sur les hôtels, les salles de réunion et de congrès appropriés et d'autres lieux de réunion uniques au sein de la destination. Au nom des besoins des planificateurs, le contact CVB recherche gratuitement le prix et la disponibilité des chambres et de l'espace de réunion pour les dates spécifiques ou la plage de dates. En plus des services de sélection de sites, les CVB peuvent également fournir des inspections de sites, des recommandations d'entreprises locales, des brochures promotionnelles, du personnel d'inscription, des services de logement et des promotions de fréquentation.
Notre équipe de vente et de services pour congrès fournit une assistance personnalisée pour les réunions de toutes tailles.
Trouvez une ville qui sert de partenaire, pas seulement de contact. Lorsque vous réservez un événement à Washington, DC, Destination DC est là à chaque étape du processus.
Ce que le DC de destination fournit :
- Connexions à plus de 1,000 XNUMX membres de Destination DC et aide à identifier les meilleurs partenaires pour répondre à vos besoins
- Conseils dans la recherche et la sélection d'un hôtel ou d'un lieu pour toutes les exigences et tous les budgets
- Fournir des informations et des informations clés sur la destination pour prendre une décision éclairée
- Partage des ressources marketing pour pitcher la destination
- Vous mettre en relation avec d'autres organisateurs qui ont eu une expérience réussie dans l'accueil d'événements
Aide aux enchères
Vous avez l'accès et l'expertise terrain. Nous avons la connaissance du marché et l'expérience des appels d'offres. Ensemble, nous pouvons créer un programme puissant pour identifier, poursuivre et remporter des réunions et conventions majeures pour Washington, DC. Notre support d'enchères comprend les éléments suivants :
- Examen et conseil sur les directives et la stratégie d'enchères
- Obtention de l'histoire ou des idées des villes hôtes précédentes
- Recherche de lieux et d'hôtels qui correspondent le mieux aux exigences
- Préparer des cahiers d'appels d'offres personnalisés, des présentations et d'autres supports qui positionnent Washington, DC comme un choix de destination attrayant
- Obtention de lettres de soutien
- Présentation de fournisseurs ou d'un organisateur professionnel de congrès (PCO) pour aider à préparer les budgets, les estimations et les sources de financement, comme requis pour les offres
- Améliorer un argumentaire de soumission avec du matériel de marketing de destination et une assistance sur site dans certains cas