Come funziona? Ecco una ripartizione di un tipico processo di offerta di conferenza.
Processo di offerta
- Comunicato invito a presentare proposte / prossimo “anno aperto”
- Interesse espresso dai membri dell'associazione o dalle città
- Qualificazione offerente (valutazione offerente/città)
- Manuale/linee guida/regole di offerta sono messi a disposizione delle città che fanno offerte
- Offerta creata
- Offerta presentata
- Ispezioni in loco
- Annunciate valutazioni e short list
- Sopralluoghi dettagliati e trattative
- Presentate offerte modificate
- Presentazioni di offerte formali
- Elenco ristretto finale e trattative finali
- Decisione presa e annunciata
- Feedback alle città perdenti
- Firma contratto o lettera di accordo
Vuoi discutere di una potenziale offerta o associazione in cui sei coinvolto? Contatto Tara Miller per saperne di più.
Come utilizzare un CVB per il supporto delle offerte
Hai mai pensato di presiedere o sostenere un'offerta per ospitare una conferenza? O forse sei già coinvolto nell'organizzazione di un futuro incontro a Washington, DC? Destinazione DC è qui per aiutarti come risorsa GRATUITA!
Cos'è un CVB?
Un Convention and Visitors Bureau (CVB) è un'organizzazione senza fini di lucro incaricata di rappresentare una destinazione specifica e generalmente finanziata dalle tasse di soggiorno dell'hotel. I CVB facilitano l'accesso per i pianificatori di conferenze e riunioni a una vasta gamma di servizi all'interno delle loro destinazioni, inclusi ma non limitati a: controllo della disponibilità di hotel e spazi per riunioni, organizzazione di ispezioni in loco e collegamento di pianificatori a fornitori di servizi locali esperti.
Qual è il vantaggio di utilizzare un CVB?
I CVB aiutano i pianificatori a risparmiare tempo e denaro con diversi servizi di pianificazione delle riunioni. I CVB impiegano professionisti delle vendite che fungono da esperti di destinazione e consigliano i pianificatori sugli hotel, le strutture per riunioni e convegni e altri luoghi di incontro unici all'interno della destinazione. Per conto delle esigenze dei progettisti, il contatto CVB ricerca gratuitamente il prezzo e la disponibilità delle camere e degli spazi per riunioni per lo specifico o per un intervallo di date. Oltre ai servizi di selezione del sito, i CVB possono anche fornire ispezioni in loco, segnalazioni di attività commerciali locali, opuscoli promozionali, personale per la registrazione, servizi di alloggio e promozioni di partecipazione.
Il nostro team di vendita e servizi per convegni fornisce assistenza personalizzata per riunioni di tutte le dimensioni.
Trova una città che funga da partner, non solo da contatto. Quando prenoti un evento a Washington, DC, Destination DC è qui in ogni fase del processo.
Cosa fornisce DC di destinazione:
- Connessioni a oltre 1,000 membri di Destination DC e aiuto a identificare i migliori partner per soddisfare le tue esigenze
- Guida all'approvvigionamento e alla selezione di un hotel o di un luogo per tutte le esigenze e i budget
- Fornire informazioni e approfondimenti chiave sulla destinazione per prendere una decisione informata
- Condivisione di risorse di marketing per presentare la destinazione
- Mettendoti in contatto con altri organizzatori che hanno avuto un'esperienza di successo nell'organizzazione di eventi
Supporto per le offerte
Hai l'accesso e la competenza sul campo. Abbiamo la conoscenza del mercato e l'esperienza di offerta. Insieme, possiamo creare un potente programma per identificare, perseguire e vincere importanti riunioni e convegni per Washington, DC. Il nostro supporto per le offerte include quanto segue:
- Revisione e consulenza su linee guida e strategia per le offerte bid
- Ottenere la storia o approfondimenti dalle precedenti città ospitanti
- Sedi e hotel di sourcing che meglio soddisfano i requisiti
- Preparazione di libri di offerte personalizzati, presentazioni e altri materiali di supporto che posizionano Washington, DC come una scelta di destinazione attraente
- Ottenere lettere di sostegno
- Presentazione di fornitori o di un organizzatore di congressi professionale (PCO) per assistere nella preparazione di budget, stime e fonti di raccolta fondi come richiesto per le offerte
- Migliorare un'offerta con materiali di marketing di destinazione e supporto in loco in alcuni casi