Jak to wszystko działa? Oto podział typowego procesu składania ofert konferencyjnych.
Proces przetargowy
- Zaproszenie do składania wniosków / kolejny „rok otwarty” ogłoszony
- Zainteresowanie wyrażone przez członków stowarzyszenia lub miast
- Kwalifikacja oferenta (ocena oferenta/miasta)
- Podręcznik/wytyczne/zasady przetargu są udostępniane miastom składającym oferty
- Oferta utworzona
- Oferta złożona
- Inspekcje na miejscu
- Ogłoszono oceny i krótkie listy
- Szczegółowe inspekcje na miejscu i negocjacje
- Złożone zmienione oferty
- Oficjalne prezentacje ofert
- Ostateczna krótka lista i ostateczne negocjacje
- Decyzja podjęta i ogłoszona
- Informacja zwrotna dla przegrywających miast
- Podpisz umowę lub list motywacyjny
Chcesz omówić potencjalną ofertę lub stowarzyszenie, w które jesteś zaangażowany? Kontakt Tarę Miller uczyć się więcej.
Jak wykorzystać CVB do obsługi ofert
Czy kiedykolwiek rozważałeś przewodniczenie lub wspieranie kandydatury do zorganizowania konferencji? A może jesteś już zaangażowany w organizację przyszłego spotkania w Waszyngtonie? Destination DC służy pomocą jako BEZPŁATNY zasób!
Co to jest CVB?
Biuro Konwencji i Odwiedzających (CVB) to organizacja non-profit, której zadaniem jest reprezentowanie określonego miejsca docelowego i zazwyczaj jest finansowana z podatków od zajmowania hoteli. CVB ułatwiają osobom planującym konferencje i spotkania dostęp do szerokiej gamy usług w ich miejscach docelowych, w tym między innymi: sprawdzanie dostępności hoteli i miejsc konferencyjnych, organizowanie inspekcji na miejscu oraz łączenie planistów z lokalnymi dostawcami usług.
Jaka jest zaleta korzystania z CVB?
CVB pomagają planistom zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki kilku usługom planowania spotkań. CVB zatrudniają specjalistów ds. sprzedaży, którzy służą jako eksperci ds. destynacji i doradzają planistom w zakresie odpowiednich hoteli, obiektów konferencyjnych i konferencyjnych oraz innych unikalnych miejsc spotkań w destynacji. W imieniu planistów osoba kontaktowa CVB bezpłatnie wyszukuje ceny i dostępność pokoi gościnnych oraz miejsca spotkań dla określonego lub zakresu terminów. Oprócz usług wyboru lokalizacji, CVB mogą również zapewniać inspekcje na miejscu, skierowania lokalnych firm, broszury promocyjne, personel rejestracyjny, usługi mieszkaniowe i promocje frekwencji.
Nasz zespół ds. sprzedaży i usług na konwentach zapewnia zindywidualizowaną pomoc w przypadku spotkań dowolnej wielkości.
Znajdź miasto, które służy jako partner, a nie tylko kontakt. Kiedy rezerwujesz wydarzenie w Waszyngtonie, Destination DC jest tutaj na każdym etapie.
Co zapewnia Destination DC:
- Połączenia z ponad 1,000 członków Destination DC i pomoc w identyfikacji najlepszych partnerów spełniających Twoje potrzeby
- Wskazówki dotyczące pozyskiwania i wyboru hotelu lub miejsca dla wszystkich wymagań i budżetów
- Dostarczanie kluczowych informacji i spostrzeżeń dotyczących celu podróży w celu podjęcia świadomej decyzji
- Udostępnianie zasobów marketingowych w celu promocji miejsca docelowego
- Kontakt z innymi organizatorami, którzy mają udane doświadczenie w organizacji wydarzeń
Wsparcie ofertowe
Masz dostęp i wiedzę w terenie. Posiadamy wiedzę rynkową i doświadczenie przetargowe. Razem możemy stworzyć potężny program do identyfikowania, prowadzenia i wygrywania ważnych spotkań i konwencji w Waszyngtonie. Nasze wsparcie ofertowe obejmuje:
- Przeglądanie i konsultowanie wytycznych i strategii przetargowych
- Uzyskanie historii lub spostrzeżeń z poprzednich miast-gospodarzy
- Pozyskiwanie miejsc i hoteli, które najlepiej odpowiadają wymaganiom
- Przygotowywanie niestandardowych ksiąg ofert, prezentacji i innych materiałów pomocniczych, które pozycjonują Waszyngton jako atrakcyjne miejsce docelowe
- Uzyskanie listów poparcia
- Przedstawienie dostawców lub profesjonalnego organizatora kongresów (PCO), którzy pomogą w przygotowaniu budżetów, szacunków i źródeł pozyskiwania funduszy zgodnie z wymogami przetargów
- Wzbogacenie oferty o materiały marketingowe dotyczące miejsca docelowego i wsparcie na miejscu w niektórych przypadkach